La méthode simple pour classer ses dossiers, fichiers et documents sur son ordinateur : ranger

Si vous lisez ces lignes, c’est sans doute que vous venez de vous rappeler à quel point les documents de votre ordinateur sont mal organisés.Et combien cela limite votre productivité. Savoir comment classer ses dossiers et fichiers sur PC ou Mac fait partie des bases pour gagner en efficacité. Alors si vous perdez un temps fou à chercher vos documents noyés dans une arborescence tentaculaire et sans logique, pas de panique.

Comment la technologie nous a donné de mauvaises habitudes

Avec l’arrivée des ordinateurs, des moteurs de recherche internes et du stockage dans le cloud, nous avons peut-être pensé que la technologie rangerait tout à notre place.

• Premier constat : quand on veut être plus productif, organiser ses documents est aussi important qu’organiser sa journée de travail.
• Deuxième constat : une mauvaise organisation reste une mauvaise organisation, qu’elle soit physique ou numérique.
• Troisième constat : plus vous êtes désorganisé, plus il est difficile de revenir en arrière. « Je rangerais ça plus tard », ça vous parle ?

Les 3 objectifs d’un bon système d’organisation

Dans un bon système d’organisation, les fichiers doivent être :

1. Facile à ranger : vous ne voulez pas d’un système de rangement compliqué et tentaculaire. Le but est de pouvoir tout classer en un clin d’oeil grâce à des noms de dossiers uniques et le minimum de niveaux dans l’arborescence.
2. Facile à trouver : que ce soit en cliquant sur les dossiers ou en utilisant la fonction recherche de votre ordinateur, vous voulez pouvoir trouver n’importe quoi en un temps record. C’est en nommant correctement les dossiers que vous y arriverez.
3. Réutilisable : avoir la possibilité de réutiliser des modèles et systèmes de rangement à la demande.

Les principes d’un bon système de rangement

Commençons avec quelques règles de bases que vous n’appliquez peut-être pas encore :

Ne pas mettre de fichiers sur le bureau !

Comment ça vous avez 50 fichiers sur votre bureau ? 😄

Celui-ci devrait rester super propre avec juste un beau fond d’écran et la corbeille. Point.

Des documents peuvent apparaître sur votre bureau si et seulement si c’est temporaire.

Soit il ne font que transiter car vous avez copier des fichiers à la va-vite depuis un disque dur externe par exemple. Soit vous n’allez pas les stocker sur votre ordinateur et ils ne sont là que brièvement avant de finir dans la corbeille.

Limiter la création de dossiers

Restez minimaliste. Gardez à l’esprit de limiter le nombre de niveaux. Ça vous obligera à créer des noms de dossiers qui ont plus de sens, et vous gagnerez un temps précieux au quotidien pour trouver vos documents.

Nommer les fichiers et dossiers de manière stratégique

C’est essentiel si vous voulez que vos documents soient « Facile à trouver. »

Une bonne manière de nommer un fichier serait :

• Par date
• Par un nom
• Par type de document . Par exemple : « décembre 2021 UFC Facture »

Pour les fichiers datés, votre pc vous donnera le bon classement en suivant la nomenclature américaine : Année – Mois – Jour .

Si vos dossiers ne sont pas classés par date mais que vous voulez tout de même créer un ordre précis, rien de plus simple. Indiquez simplement un numéro devant le nom de dossier : par exemple  » 1 – décembre2021UFCfacture  »

Comment organiser vos documents

Sur Mac ou Windows, les documents se présentent, à quelques détails près, de cette manière : Utilisateur/Documents ou PC/bureau/documents.Vous pourrez ensuite ajouter des sous-dossiers à l’intérieur de façon à regrouper vos documents de façon logique. Si vous utilisez votre ordinateur à la fois à des fins personnelles et professionnelles, il est conseillé de commencer en séparant le perso du professionnel et ensuite de créer les dossiers en fonction de vos besoins.

Note importante : Si vous n’utilisez pas de service en ligne pour stocker vos documents numériques, assurez-vous de programmer une sauvegarde régulière dans votre agenda.

Selon la fréquence de modification ou de création de nouveaux fichiers, vous pouvez opter pour une sauvegarde hebdomadaire ou mensuelle sur un disque dur externe.